documentos electronicos

INFORME SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

LILIANA KARINA RIVERA OCHOA

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

SENA REGIONAL

INSTRUCTORA DE ARCHIVO SENA

CUCUTA 2012

　

　

　

　

INFORME SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

LILIANA KARINA RIVERA OCHOA

INSTRUCTOR:

JUAN PABLO CHAMIZO

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

SENA REGIONAL

INSTRUCTORA DE ARCHIVO SENA

CUCUTA 2012

　

　

　

　

　

　

　

　

¿Qué es documentos electrónico?

Un documento electrónico es un

documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetizacion.

son documentos digitales aquellos en los cuales la información está registrada en formato electrónico, sobre un soporte electrónico, y que requiere de dispositivos informáticos para la consulta. Según la anterior definición, podemos decir que practicamente cualquier archivo que este en nuestras computadoras es un documento digital, pero al igual que los sabores, algunos, no dejan una buena sensación y entonces no basta con tener el disco duro, la memoria USB, el disco duro externo, algun espacio en el servidor

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?　Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica,que se conservan y transmiten también mediante, medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas
de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción,con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.　
　
　
　
　
　Propuesta de programa de intervención en archivos de documentos electrónicos1. El plan de preservación contendrá instrucciones para:
—Planificar y crear depósitos acordes con las directrices y normas internacionales de conservación.
—Un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos.—Planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e inundaciones.
—Medidas de seguridad contra el robo que deberán ampliarse también a sistemas de seguridad informáticacontra intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos.2. Las medidas de conservación preventiva actuarán en tres frentes:
—Protección de los soportes de los agentes dedeterioro físicos y bióticos.
—Defensa de los contenidos de los virus informáticos.
—Reproducción de los documentos, tanto para disponer de copias de seguridad como para luchar
contra la obsolescencia.El estudio de estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la reproducción masiva y continua de los documentos electrónicos es prioritario. Cuatro tipos de soluciones son las más difundidas durante el proceso de copia:—La salvaguarda de la especificación de las versiones de los formatos junto con los documentos
para permitir su futura decodificación.—La migración de formatos.—La eliminación de las dependencias no esenciales de los documentos con los programas que los
crearon para facilitar su recuperación por tecnología estándar.—El desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de hardware　
　
　
　
　
　¿ QUE ES UN DOCUMENTOS DIGITALES ?　Conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un "Documento Digital"; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra. 　Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos "0" ,señal negativa, y "1" ,señal positiva.
Son, entonces, documentos
electrónicos, los archivos producidos con "procesadores de palabras", "hojas de cálculo", "administradores de bases de datos", o programas para elaborar gráficos. Son documentos digitales, los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se construyen "presentaciones" en las computadoras. Son documentos electrónicos las llamadas "Páginas Web" y los mensajes que se transmiten por "e-mail"... Y lo son también las fotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentos –cámaras y grabadoras- llamados digitales; instrumentos que registran directamente la información audiovisual, en forma de señales eléctricas positivas y negativas en un medio electrónico. 　TIPOS DE DOCUMENTOS DIGITALES Los documentos electrónicos pueden tener un origen diverso: pueden ser originalmente impresos o audiovisuales no digitales, o pueden haber sido creados directamente en medio electrónico.

Por otra parte, la condición electrónica del documento en cuestión (ver "Definición General"), genera características relacionadas con el espacio que ocupa y con la versatilidad en las formas mediáticas que el documento pede contener (ver "carácter multimediático"). De acuerdo a estas características de origen y de uso previsto para el documento electrónico, se distinguen aquí los tres tipos que se describen a continuación: digitalizados, digitales para imprimir y multimediáticos.

1. Impresos Digitalizados

Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner" un documento originalmente impreso. El resultado, en primer lugar es una imagen (fotografía digital) del documento impreso. Tal imagen sirve para guardar en medio electrónico el documento o para volverlo a imprimir tal cual era originalmente. Pero en tanto imagen, no tiene las capacidades de hipertexto de un documento "textual" digital; como imagen, además, ocupa mucho espacio, lo que hace ineficiente la digitalización, sobre todo, si el documento tiene varias páginas.

Para obtener, de un documento impreso, un documento digital con todas sus características (ver "Características de los Documentos Digitales") es necesario, una vez procesado con el "scanner", volverlo a procesar con un programa que transforme el código que presenta en forma de imagen las letras y las palabras, en código que represente, electrónicamente, letras y palabras. Los programas que cumplen esta función son llamados de "Reconocimiento Optico de Caracteres" u OCR, por las siglas que identifican en inglés al tipo de programa

^.El resultado será, finalmente, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino como documento textual con todas las posibilidades que su condición digital le otorga. 2. Digitales para Imprimir

Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico, con programas del tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft, pero con el objetivo de imprimirlo luego.

De hecho, un documento elaborado con un programa del tipo "procesador de palabras" tiene las características de un documento digital y podría también ser consultado en línea. Sin embargo, históricamente, estos programas fueron concebidos para substituir a las máquinas de escribir y a las máquinas tipográficas tradicionales; fueron concebidos para facilitar la producción de documentos impresos.

En la actualidad se utiliza este tipo de documento electrónico para guardar en medio electrónico y para distribuir información que finalmente se imprimirá, utilizando las capacidades de comunicación global que ofrece Internet.

3. Digitales Multimediáticos

Además de documentos digitales creados a partir de documentos impresos y de documentos digitales creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio para ser consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las características que les otorga su condición electrónica, especialmente las de "hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una nueva manera de comunicarse.

Los documentos digitales propiamente dichos son elaborados con programas especialmente concebidos, tales como "Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", "Director" o "Flash", de "Macromedia". Especialmente importantes son los documentos electrónicos creados utilizando un lenguaje que permite crear directamente vínculos de hipertexto, llamado HTML por las siglas de su nombre en inglés

^{4. Los documentos creados con HTML son mejor conocidos como "Páginas Web", gracias a los cuales existe hoy la W.W.W.}

　

　

　

BASE DE DATOS O BANCO DE DATOS es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la ^{informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.}Existen
^{programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.}Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la
^{Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).}TIPOS DE BASE DE DATOSLas bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan.
　
　
　
　Según la variabilidad de los datos almacenadosBases de datos estáticasSon bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar
^{proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.}Bases de datos dinámicasÉstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.
Según el contenidoBases de datos bibliográficasSólo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.
Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

　

　

M

odelos de bases de datos

Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos.

Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a

^{algoritmos, y conceptos matemáticos.}

Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:

bases de datos jerárquicas

En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.

Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.

Bases de datos transaccionales

Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

Un ejemplo habitual de transacción es el traspaso de una cantidad de dinero entre cuentas bancarias. Normalmente se realiza mediante dos operaciones distintas, una en la que se decrementa el saldo de la cuenta origen y otra en la que incrementamos el saldo de la cuenta destino. Para garantizar la atomicidad del sistema (es decir, para que no aparezca o desaparezca dinero), las dos operaciones deben ser atómicas, es decir, el sistema debe garantizar que, bajo cualquier circunstancia (incluso una caída del sistema), el resultado final es que, o bien se han realizado las dos operaciones, o bien no se ha realizado ninguna.

Bases de datos relacionales

　

Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en

^{1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).}

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es

^{SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.}

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como

^{normalización de una base de datos.}

Durante los años 80 la aparición de

^{dBASE produjo una revolución en los lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.}

Bases de datos multidimensionales

　

Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de

^{Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.}

Bases de datos orientadas a objetos

　

Este modelo, bastante reciente, y propio de los

^{modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).}

Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:

^{Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.}

^{Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases.}

^{Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.}

En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.

^{SQL:2003, es el estándar de SQL92 ampliado, soporta los conceptos orientados a objetos y mantiene la compatibilidad con SQL92.}

Bases de datos documentales

Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

Bases de datos deductivas

Un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática. Este tipo de base de datos surge debido a las limitaciones de la Base de Datos Relacional de responder a consultas recursivas y de deducir relaciones indirectas de los datos almacenados en la base de datos.

Lenguaje

Utiliza un subconjunto del lenguaje Prolog llamado Datalog el cual es declarativo y permite al ordenador hacer deducciones para contestar a consultas basándose en los hechos y reglas almacenados.

Ventajas

Uso de reglas lógicas para expresar las consultas.

Permite responder consultas recursivas.

Cuenta con negaciones estratificadas

Capacidad de obtener nueva información a través de la ya almacenada en la base de datos mediante inferencia.

Uso de algoritmos de optimización de consultas.

Soporta objetos y conjuntos complejos.

Desventajas

Crear procedimientos eficaces de deducción para evitar caer en bucles infinitos.

Encontrar criterios que decidan la utilización de una ley como regla de deducción.

Replantear las convenciones habituales de la base de datos.

Fases

Fase de Interrogación:

se encarga de buscar en la base de datos informaciones deducibles implícitas. Las reglas de esta fase se denominan reglas de derivación.

Fase de Modificación:

se encarga de añadir a la base de datos nuevas informaciones deducibles. Las reglas de esta fase se denominan reglas de generación.

Interpretación

Encontramos dos teorías de interpretación de las bases de datos deductivas:

Teoría de Demostración:

consideramos las reglas y los hechos como axiomas.

Los hechos son axiomas base que se consideran como verdaderos y no contienen variables. Las reglas son axiomas deductivos ya que se utilizan para deducir nuevos hechos.

Teoría de Modelos:

una interpretación es llamada modelo cuando para un conjunto específico de reglas, éstas se cumplen siempre para esa interpretación. Consiste en asignar a un predicado todas las combinaciones de valores y argumentos de un dominio de valores constantes dado. A continuación se debe verificar si ese predicado es verdadero o falso.

Mecanismos

Existen dos mecanismos de inferencia:

Ascendente:

donde se parte de los hechos y se obtiene nuevos aplicando reglas de inferencia.

Descendente:

donde se parte del predicado (objetivo de la consulta realizada) e intenta encontrar similitudes entre las variables que nos lleven a hechos correctos almacenados en la base de datos.

Gestión de bases de datos distribuida (SGBD)

La base de datos y el software SGBD pueden estar distribuidos en múltiples sitios conectados por una red. Hay de dos tipos:

1. Distribuidos homogéneos: utilizan el mismo SGBD en múltiples sitios.

2. Distribuidos heterogéneos: Da lugar a los SGBD federados o sistemas multibase de datos en los que los SGBD participantes tienen cierto grado de autonomía local y tienen acceso a varias bases de datos autónomas preexistentes almacenados en los SGBD, muchos de estos emplean una arquitectura cliente-servidor.

Estas surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades, sucursales de tiendas, etcétera.

semana 6 ordenacion de series,subseries,expedientes,documentos elctronicos de archivo

ORDENACIÓN DE SERIES, SUBSERIES Y EXPEDIENTES

               

   1.         Conformar una empresa, precisar su misión, visión, objetivos y elaborar su respectivo cronograma.

   2.         Establecer sus secciones y subsecciones que conformen el fondo documental.

   3.         Elegir una unidad administrativa y precisar sus funciones.

   4.         A partir del numeral anterior, establecer las series y Subseries documentales que se originan.

   5.         Elegir una serie o Subseries documental con unidades documentales simples y una serie o Subserie documental con unidades complejas. Precisar cada una de ellas.

   *          Unidades documentales

   *          Tipos documentales que componen cada unidad.

6. Elabore el diagrama de flujo del procedimiento al que corresponde la serie o Subserie documental con unidades documentales complejas.

7. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada una de las series o Subseries elegidas.

8. Conformar el archivo principal de cada serie, con 10 unidades de conservación según el sistema de ordenamiento empleado, para ello, se deben emplear sus respectivas posiciones:

   *          Guías auxiliares (si se requieren)

   *          Guías principales

   *          Subguias (si se requieren).

9. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada unidad de conservación y establecer el orden en que debe ir  cada documento en el interior de la misma.

DESARROLLO:

   1. Descripción  de la empresa

Laboratorios  valentina s.a, es un laboratorio farmacéutico nuevo en Cúcuta dedicado a la fabricación de productos farmacéuticos sólidos (tabletas), líquidos (jarabes) y semisólidos (polvos en suspensión y cremas) que cuenta con las tres áreas de fabricación una bodega general de recepción y despacho.

Especializado en medicamentos genéricos de alto volumen, bajo costo y excelente calidad, que igualmente se maneja la fabricación de  cosméticos sofisticados, en donde se maximice la capacidad instalada y el Know How de su personal.

Misión: Fabricar y suministrar medicamentos genéricos, productos cosméticos y veterinarios, con un óptimo nivel de confiabilidad y calidad, asequibles  a la sociedad y a los sistemas de salud.

Visión: En el año 2012, ser el laboratorio farmacéutico colombiano modelo en la fabricación de medicamentos, que genere beneficio social y sea económicamente exitoso. Destacarnos como una organización competente, innovadora y en permanente aprendizaje.          

Ser un socio estratégico para los diferentes grupos de interés del sistema de salud como proveedor de medicamentos.

Colaborar permanentemente con empresas, instituciones, Universidades y Ong’s.

Política de calidad: diseña, desarrolla, produce y comercializa medicamentos, productos cosméticos y veterinarios efectivos, confiables y seguros, garantizando el suministro oportuno del portafolio de productos a sus clientes, buscando en todas sus acciones crear y mantener INTEGRALIDAD* en sus colaboradores, procesos y productos, mediante un sistema de gestión que incluye competitividad, innovación y continuo aprendizaje.

 2.            

 FONDO DOCUMENTAL                                                          LABORATORIO FM              |

 Secciones          | Subsecciones |

 Junta de Accionistas     |             |

 Junta Directiva                |             |

 Gerencia General          |             |

 Calidad                | Coordinador de Aseguramiento e Inspección Coordinador de Documentación y Asuntos Regulatorios                 |

 Producción        | Mantenimiento, Fabricación,  Empaque Bodega          |

 Ventas                | Vendedores   |

 Financiera          | Contabilidad   |

 Secretaria General        | Personal          |

 3. La unidad elegida es el área de producción donde se realizan la solicitud de materia primas para la fabricación de productos farmacéuticos, se realizan las ordenes de producción,  programan las fechas de producción; las ordenes de dispensado, las personas que realizaran el dispensad;  la fabricación del producto  y sus etapas (mezclado, secado, tableteado, recubrimiento, y blisteado), las maquinas a utilizar, el personal de mantenimiento que llevara la puesta a punto de la maquinaria a utilizar, el supervisor que iniciara las labores, la cantidad de producto solicitado; las ordenes de empaque , el personal de empaque, el ,material de empaque y las fechas límites y horarios para realizar esta labor; así mismo  distribuye los instructivos y toda la papelería que se utilizara en el proceso.

 4.          

 Fondo Documental:   Laboratorio Farmacéutico valentina          |

 Sección:   Producción    | Subsección:   Fabricación          |

 Serie    | Subserie          | Unidad Documental   | Tipos Documentales   |

 Bodega               | Materia Primas Fabricación Materiales de Empaque Proveedores       | Registro Proveedores Registro almacenamiento Registro Materia Primas           | Rotulo Materia prima aprobada Rotulo aprobado Rotulo cuarentena Rotulo rechazado Rotulo muestreo Rotulo materia prima controlada   |

 Mantenimiento              | Ordenes de trabajo    | Registro mantenimiento          | Formato puesta  punto Formato paro programado Formato mantenimiento eléctrico Formato mantenimiento mecánico       |

 Fabricación        | Dispensado Producción            | Orden de producción Controles del proceso  | Rotulo dispensado Instructivo fabricación Informe del proceso Rotulo producto aprobado Rotulo de aseo               |

 Empaque           | Blisteado Empaque     | Orden de empaque Controles  del proceso empaque               | Instructivo de empaque rotulo de producto aprobado empaque rotulo de aseo          |

Se debe informar que algunos de los rótulos de Bodega son producidos por el área de control calidad o sea son ellos quien aprueba su colocación pero cada área tiene sus rótulos para colocar.

5.

 Fondo: Producción        |

 Sección: Fabricación      | Subseccion: Auxiliar de producción     |

 Serie: Ordenes de Producción | Subserie:                  Ordenes de Dispensado                 Ordenes de Fabricación                 Ordenes de Empaque                 Ordenes de Mantenimiento (ordenes de trabajo)                 Solicitudes materia primas   |

 Unidad documental:                                     Orden de Dispensado                                                        Solicitud materia prima                                   Orden de Fabricación                                   Orden de Empaque                                   Orden de mantenimiento  ( orden de trabajo)                |

 Tipo Documental:                                        Instructivo de Fabricación                                   Instructivo de Empaque                                  Formato mantenimiento             |

Toda la documentación del proceso de producción de un producto farmacéutico se reúne en un PAQUETE TECNICO  que contiene todos los documentos que se utilizaron desde la orden de producción hasta su ubicación en la bodega para salir al cliente y debe ser revisado tanto por el jefe de producción como por la jefe de control calidad para verificar cantidades producidas, perdidas, firmas y se comparan con otros paquetes del mismo producto para observar fallas y corregirlas ORDENACIÓN DE SERIES, SUBSERIES Y EXPEDIENTES

               

   1.         Conformar una empresa, precisar su misión, visión, objetivos y elaborar su respectivo cronograma.

   2.         Establecer sus secciones y subsecciones que conformen el fondo documental.

   3.         Elegir una unidad administrativa y precisar sus funciones.

   4.         A partir del numeral anterior, establecer las series y Subseries documentales que se originan.

   5.         participación de forma escrita foro temático de la semana

DESARROLLO:

   1. Descripción  de la empresa

Laboratorios  valentina s.a, es un laboratorio farmacéutico nuevo en cucuta dedicado a la fabricación de productos farmacéuticos sólidos (tabletas), líquidos (jarabes) y semisólidos (polvos en suspensión y cremas) que cuenta con las tres áreas de fabricación una bodega general de recepción y despacho.

Especializado en medicamentos genéricos de alto volumen, bajo costo y excelente calidad, que igualmente se maneja la fabricación de  cosméticos sofisticados, en donde se maximice la capacidad instalada y el Know How de su personal.

Misión: Fabricar y suministrar medicamentos genéricos, productos cosméticos y veterinarios, con un óptimo nivel de confiabilidad y calidad, asequibles  a la sociedad y a los sistemas de salud.

Visión: En el año 2012, ser el laboratorio farmacéutico colombiano modelo en la fabricación de medicamentos, que genere beneficio social y sea económicamente exitoso. Destacarnos como una organización competente, innovadora y en permanente aprendizaje.          

Ser un socio estratégico para los diferentes grupos de interés del sistema de salud como proveedor de medicamentos.

Colaborar permanentemente con empresas, instituciones, Universidades y Ong’s.

Política de calidad: diseña, desarrolla, produce y comercializa medicamentos, productos cosméticos y veterinarios efectivos, confiables y seguros, garantizando el suministro oportuno del portafolio de productos a sus clientes, buscando en todas sus acciones crear y mantener INTEGRALIDAD* en sus colaboradores, procesos y productos, mediante un sistema de gestión que incluye competitividad, innovación y continuo aprendizaje.

 2.            

 FONDO DOCUMENTAL                                                          LABORATORIO FM              |

 Secciones          | Subsecciones |

 Junta de Accionistas     |             |

 Junta Directiva                |             |

 Gerencia General          |             |

 Calidad                | Coordinador de Aseguramiento e Inspección Coordinador de Documentación y Asuntos Regulatorios                 |

 Producción        | Mantenimiento, Fabricación,  Empaque Bodega          |

 Ventas                | Vendedores   |

 Financiera          | Contabilidad   |

 Secretaria General        | Personal          |

 3. La unidad elegida es el área de producción donde se realizan la solicitud de materia primas para la fabricación de productos farmacéuticos, se realizan las ordenes de producción,  programan las fechas de producción; las ordenes de dispensado, las personas que realizaran el dispensad;  la fabricación del producto  y sus etapas (mezclado, secado, tableteado, recubrimiento, y blisteado), las maquinas a utilizar, el personal de mantenimiento que llevara la puesta a punto de la maquinaria a utilizar, el supervisor que iniciara las labores, la cantidad de producto solicitado; las ordenes de empaque , el personal de empaque, el ,material de empaque y las fechas límites y horarios para realizar esta labor; así mismo  distribuye los instructivos y toda la papelería que se utilizara en el proceso.

 4.          

 Fondo Documental:   Laboratorio Farmacéutico              |

 Sección:   Producción    | Subsección:   Fabricación          |

 Serie    | Subserie          | Unidad Documental   | Tipos Documentales   |

 Bodega               | Materia Primas Fabricación Materiales de Empaque Proveedores       | Registro Proveedores Registro almacenamiento Registro Materia Primas           | Rotulo Materia prima aprobada Rotulo aprobado Rotulo cuarentena Rotulo rechazado Rotulo muestreo Rotulo materia prima controlada   |

 Mantenimiento              | Ordenes de trabajo    | Registro mantenimiento          | Formato puesta  punto Formato paro programado Formato mantenimiento eléctrico Formato mantenimiento mecánico       |

 Fabricación        | Dispensado Producción            | Orden de producción Controles del proceso  | Rotulo dispensado Instructivo fabricación Informe del proceso Rotulo producto aprobado Rotulo de aseo               |

 Empaque           | Blisteado Empaque     | Orden de empaque Controles  del proceso empaque               | Instructivo de empaque rotulo de producto aprobado empaque rotulo de aseo          |

Se debe informar que algunos de los rótulos de Bodega son producidos por el área de control calidad o sea son ellos quien aprueba su colocación pero cada área tiene sus rótulos para colocar.

5.

 Fondo: Producción        |

 Sección: Fabricación      | Subseccion: Auxiliar de producción     |

 Serie: Ordenes de Producción | Subserie:                  Ordenes de Dispensado                 Ordenes de Fabricación                 Ordenes de Empaque                 Ordenes de Mantenimiento (ordenes de trabajo)                 Solicitudes materia primas   |

 Unidad documental:                                     Orden de Dispensado                                                        Solicitud materia prima                                   Orden de Fabricación                                   Orden de Empaque                                   Orden de mantenimiento  ( orden de trabajo)                |

 Tipo Documental:                                        Instructivo de Fabricación                                   Instructivo de Empaque                                  Formato mantenimiento             |

Toda la documentación del proceso de producción de un producto farmacéutico se reúne en un PAQUETE TECNICO  que contiene todos los documentos que se utilizaron desde la orden de producción hasta su ubicación en la bodega para salir al cliente y debe ser revisado tanto por el jefe de producción como por la jefe de control calidad para verificar cantidades producidas, perdidas, firmas y se comparan con otros paquetes del mismo producto para observar fallas y corregirlas.

6.

ALMACENAMIENTO

IDENTIFICACION

DE DOCUMENTOS

SGC

PROTECCION

PROCEDIMIENTOS

   * Auditorias

   * Formatos

   * Inspecciones,

   * Entre otros

Revisiones

Muestreo

Materia Primas

Producción

Orden de Producción

Rotulo Aprobado

Materia prima

Dispensado

Mezcla

Rotulo Aprobado

Fabricación

Pesaje

Muestreo

Blisteado

Recubrimiento

Empaque

Tableteado

Secado

Granulado

Almacenaje

Control Calidad

7. Eligieron un sistema organización mixta alfanumérica y parte de sistema cronológico circunstancial ya que los paquetes técnicos están compuestos por letras y números y se combina con el otro sistema ya  que permite recordar los vencimientos y esto es muy importante para los productos farmacéuticos todo esto en paquetes técnicos de cada producto fabricado. Pero lo ordenamos de adelante para atrás o sea los más antiguos van al frente y los más nuevos al fondo así cuando se aproxima la fecha se elige el paquete técnico y pro nombre el producto fabricado, aunque este paquete cumpla la fecha de vencimiento debe ser archivado de manera permanente y pasa a un archivo central y es almacenado y organizado en un sistema alfanumérico, cronológico circunstancial. Se debe aclarar que aunque tengan la misma fecha de vencimiento, se distingue por el número de lote.        

                                                                  Ac              2015                 FMT             0105

                                                             Producto          Fecha             Fabrica            Lote

                                                                               Vencimiento

8.  Las Ordenes de producción y ordenes de Empaque se generan y se archivan  en forma digital los que son los paquetes técnicos se guardan en archivadores de manera cronológica y por periodo de tiempo es decir se organizan por meses y por nomenclatura de ordenes de producción o empaque. Así:

Documentos que se emplean en el proceso de fabricación y empaque  de un producto farmacéutico

 Código | Nombre del Documento          | Responsable  | Ubicación        | Acceso              | Tiempo de Retención                | Disposición Final              |

 Ac 2015FMT  # lote        | Orden de Producción | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción                | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | Actualizado     | Archivo de Inventarios              |

 Ac 2015FMT #lote E1    | Orden de Empaque    | Operario Empaque     | Oficina Jefe del Departamento de Producción                | Jefe de Producción y Operario de Empaque   | Actualizado     | Archivo de Inventarios              |

 R0208Ap             | Rotulo de  Aprobado  | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad             | 2 años               | Archivo Oficina de Calidad       |

 R0208Ct              | Rotulo de Cuarentena               | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad      | 2 años               | Destruir            |

 R0208Rt              | Rotulo de Retención  | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad             | 2 años               | Destruir            |

 R0208Rc              | Rotulo de Rechazado | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad             | 2 años               | Archivo Oficina de Calidad       |

 R0208Pp             | Rotulo de Producto en Proceso            | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad      | 1 año | Destruir            |

 R0208Mt            | Rotulo de Muestreo   | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad             | 1 año | Archivo Oficina de Calidad       |

 R1007Lab           | Rotulo de Limpieza Área Blanca            | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción         | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Destruir            |

 R0108Eq             | Rotulo de Equipos       | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción              | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción                | 1 año | Destruir            |

 R0207Lag            | Rotulo de Limpieza Área Gris | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción                | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Destruir            |

 F-1007- AB         | Formato Registro  Limpieza  Área Blanca          | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción         | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 2 años               | Archivo de Inventarios              |

 F- 1007- AG       | Formato Registro Limpieza Área Gris  | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción         | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 2 años               | Archivo de Inventarios              |

 F-0208- MH2O | Formato Registro Muestreo de Agua | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción         | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Archivo de Inventarios              |

 F- 0408 InP        | Formato de Inspección de Producto   | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad      | 3 años               | Archivo de Inventarios              |

 C- 0308 -CAP     | Control Agua Purificada            | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad      | 1 año | Destruir            |

 R0308Ds             | Rotulo Dispensado      | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción              | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción                | 1 año | Destruir            |

 F-0307- MP       | Formato Materia Primas          | Auxiliar Almacenamiento         | Oficina Jefe de Almacenamiento         | Jefe de Almacenamiento y Auxiliar Almacenamiento              | 1 año | Archivo Central             |

 R0208PP             | Rotulo Producto Peligroso       | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad      | 1 año | Destruir            |

 R0207MPC         | Rotulo Materia Prima Controlada         | Auxiliar Control Calidad             | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad      | 1 año | Archivo Central             |

 F-1108- CP         | Formato actas Comité Paritario             | Secretaria        | Oficina Secretaria de Gerencia              | Miembros Comité Paritario de salud Ocupacional y Secretaria         | 2 años               | Archivo Central             |

 F-0108-ME         | Formato Mantenimiento Eléctrico       | Auxiliar Mantenimiento           | Oficina Jefe Departamento de Mantenimiento               | Jefe de Mantenimiento y Auxiliar de Mantenimiento Eléctrico             | 1 año | Archivo de Mantenimiento               |

 F-0108- MM.    | Formato Mantenimiento Mecánico    | Auxiliar Mantenimiento           | Oficina Jefe Departamento de Mantenimiento               | Jefe de Mantenimiento y Auxiliar de Mantenimiento Mecánico          | 1 año | Archivo de Mantenimiento               |

 F-0108-PP          | Formato Paros Programados  | Auxiliar Mantenimiento           | Oficina Jefe Departamento de Mantenimiento               | Jefe de Mantenimiento y Auxiliar de Mantenimiento               | 1 año | Archivo de Mantenimiento                |

 R- 0407-MMn   | Registro Actividad de Maquinas           | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción         | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Archivo de Mantenimiento     |

 F-0108- PaP       | Formato Puesta a Punto          | Auxiliar Mantenimiento           | Oficina Jefe Departamento de Mantenimiento               | Jefe de Mantenimiento y Auxiliar de Mantenimiento               | 1 año | Archivo de Mantenimiento                |

 R -0207-M          | Registro Mantenimiento          | Jefe Mantenimiento  | Oficina Jefe Departamento de Mantenimiento                 | Jefe de Mantenimiento y Auxiliar de Mantenimiento               | 1 año | Archivo de Mantenimiento     |

 R-0308-STA       | Registro Sistema tratamiento de Agua              | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción         | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Archivo de Mantenimiento     |

 R-06078 Au        | Registro Auditorías Internas   | Jefe Control Calidad   | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad             | 2 años               | Archivo Central             |

 F-0608- Au         | Formato Auditorías internas   | Jefe Control Calidad   | Oficina de Control de Calidad | Jefe Control de Calidad y Auxiliar Control Calidad             | 2 años               | Archivo Oficina de Calidad       |

 F0307- AP          | Formato toma de muestras Agua Purificada   | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción         | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Archivo de Mantenimiento     |

 R1007Sa              | Rótulos de Sanitización             | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción                | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Destruir            |

 R-1007-Sa          | Registro de Sanitización            | Auxiliar Producción     | Oficina Jefe del Departamento de Producción                | Jefe de Producción y Auxiliar de Producción   | 1 año | Archivo de Mantenimiento     |

 R-0208-Al           | Registro de almacenamiento | Auxiliar Almacenamiento         | Oficina Jefe de Almacenamiento         | Jefe de Almacenamiento y Auxiliar Almacenamiento              | 1 año | Archivo de Inventarios              |

 R-0208- Pv         | Registro Proveedores               | Jefe Almacenamiento               | Oficina Jefe de Almacenamiento         | Jefe de Almacenamiento y Auxiliar Almacenamiento              | 2 años               | Archivo de Inventarios              |

9.   Como vimos anteriormente se presenta una fusión entre dos medios de conservación debo informar que algunos se realizan electrónicamente o digitalmente los paquetes técnicos se guardan de la siguiente forma después de cumplir con el fin de su fecha de vencimiento.